Comment gérer les notes de frais des collaborateurs de façon efficace ?

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Une entreprise doit tenir compte des dépenses, des notes de frais. Ils semblent essentiels. En effet, pour le bon fonctionnement de l’entreprise, les salariés doivent de temps à autre sortir de leur poche de l’argent qu’ils espèrent rembourser par la suite. La question se pose alors de savoir comment gérer ces coûts pour que les managers et les employés accomplissent correctement leur mission?

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Les notes de frais sont considérées comme telles à partir du moment où l’argent aurait été utilisé dans l’intérêt de l’entreprise. Les frais de voyage, d’hébergement ou suite à un repas d’affaires, tout cela sera remboursé par l’entreprise si ces frais ont été engagés dans son intérêt. Classiquement, pour être remboursé, les employés doivent présenter des pièces justificatives à recevoir telles que des factures ou des reçus. Dans certains cas, l’entreprise fournit des cartes de paiement, des cartes bancaires qui peuvent être utilisées par les employés pour leurs missions. Les pièces justificatives doivent toujours être présentées afin d’éviter toute fraude. Les comptes de dépenses sont donc très difficiles à gérer.

Afin de gérer au mieux cette délicatesse, la technologie peut apporter beaucoup. Spendesk, l’application de référence pour la gestion des notes de frais, est désormais disponible pour les entreprises. Grâce à cette application, les responsables de l’administration et des finances auront le contrôle de ces notes de frais.

Voici les trois principaux avantages que Spendesk apporte aux entreprises:

Premièrement, alors que la révolution Internet a déjà envahi le monde, les sites de commerce électronique sont actuellement à leur apogée. Avec Spendesk, les employés peuvent désormais acheter en ligne. Des modes de paiement tels qu’une Mastercard à usage unique, dont le solde est contrôlé par les responsables financiers, sont disponibles. C’est moins de voyages et plus de variétés de produits facilement disponibles à des prix plus abordables.

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Deuxièmement, pour plus de sécurité et un contrôle plus précis, il est désormais possible d’affecter MasterCard aux employés. Ces collaborateurs peuvent les emmener avec eux sur le terrain. Encore une fois, le gestionnaire a le contrôle du solde et des plafonds. Ils pourront allouer le montant jugé nécessaire à chaque missionnaire précisément pour éviter le gaspillage.

Faciliter la vie est le principe d’une application mobile. La praticité est un avantage significatif pour Spendesk. Les utilisateurs ont accès à tous les historiques de paiement et au solde. L’application permet également aux utilisateurs de pouvoir prendre des photos et enregistrer leurs pièces justificatives afin d’éviter tout problème lié à la perte. Spendesk est l’application indispensable pour l’entreprise et les employés car il peut les accompagner partout avec la carte physique spéciale qui est également disponible.

Spendesk est un véritable économiseur de temps et d’argent pour les entreprises. Les notes de frais ne seront plus un problème et les managers et employés en mission seront satisfaits du caractère pratique de l’application.

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