Comment gérer les notes de frais des collaborateurs de façon efficace ?

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Une entreprise doit prendre en considération parmi les dépenses, les notes de frais. Elles paraissent incontournables. Effectivement, pour le bon fonctionnement de l’entreprise, les employés doivent de temps en temps faire sortir de l’argent de leur propre poche dont ils espèrent se faire rembourser après. La question se pose alors, comment ces frais doivent-ils être gérés afin que les dirigeants et les employés accomplissent correctement leur mission ?

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Les notes de frais sont considérées comme telles à partir du moment où l’argent aurait servi aux intérêts de l’entreprise. Des frais de déplacements, d’hébergement ou suite à un repas d’affaire, tout cela sera remboursé par l’entreprise dans le cas où ces dépenses ont été engagées dans son intérêt. Conventionnellement, pour se faire rembourser, les employés doivent présenter des justificatifs recevables tels que des factures ou des tickets de caisses. Dans certains cas, l’entreprise fournit des cartes de paiement, des cartes bancaires utilisables par les employés pour leurs missions. Des justificatifs doivent toujours être présentés afin d’éviter toute fraude. Les notes de frais sont ainsi très délicates à gérer.

Afin de pouvoir gérer au mieux cette délicatesse, la technologie peut apporter beaucoup. Ainsi, Spendesk, l’application référence en matière de gestion de note de frais est désormais disponible pour les entreprises. Grace à cette application, les responsables de l’administratif et du financier auront la main mise sur ces notes de frais.

Voici les trois principaux avantages que Spendesk apporte aux entreprises :

En premier lieu, alors que la révolution d’internet aurait déjà envahi le monde, les sites de e-commerce est actuellement à leur apogée. Avec Spendesk, les employés peuvent désormais effectuer des achats en ligne. Des moyens de paiement comme une Mastercard à usage unique dont le solde est contrôlé par les responsables financiers sont disponibles. Cela constitue moins de déplacement et plus de variétés de produits accessibles facilement à des prix plus abordables.

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En second lieu, pour plus de sécurité et pour que le contrôle soit plus précis, il est à présent possible d’attribuer des MasterCard aux collaborateurs. Ces collaborateurs pourront emmener avec eux sur le terrain. Encore une fois, le responsable a la main mise sur le solde et les plafonds. Ils pourront attribuer le montant jugé nécessaire pour chaque missionnaire justement pour éviter le gaspillage.

Rendre la vie plus facile constitue le principe d’une application mobile. La praticité constitue un avantage conséquent pour Spendesk. Les utilisateurs ont accès à toutes les historiques de paiement et au solde. L’application permet aussi aux utilisateurs de pouvoir prendre en photo et enregistrer leurs justificatifs afin d’éviter tout problème lié à la perte. Spendesk est l’application indispensable pour l’entreprise et les employés car elle peut les accompagner partout avec la carte physique spéciale qui est aussi disponible.

Spendesk est un véritable gain de temps et d’argent pour les entreprises. Les notes de frais ne seront plus un problème et les responsables comme les employés en mission seront satisfaits de la praticité que procure l’application.

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